À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu'aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 70 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.
Sous la supervision du directeur général, l'Adjoint(e) de Direction effectue des travaux de gestion pour aider à l'administration et à la coordination de toutes les activités, afin d'en assurer le bon déroulement et contribuer l'efficacité administrative de la fonction, dons le respect des politiques et procédures internes. Cela comprend le soutien de l'équipe de direction en particulier pour la gestion des tàches de communication et des tôches administratives. Un rôle large et responsable nécessitant de solides compétences administratives en matière d'organisation et des qualités de communication, ainsi qu'une attitude proactive.
Rôles et Responsabilités Agir en tant que point de contact entre la direction du site Soutenir la communication au niveau de la direction du site Entreprendre les tâches de réception d'appels, de prise de messages et d'acheminement de la correspondance Traiter les demandes et les requêtes de manière appropriée Gère l'agenda du directeur général, en y apportant les ajouts / modifications nécessaires selon les priorités quotidiennes et les requis. Planifie les rencontres, prépare la documentation nécessaire et s'assure du suivi des actio ns qui s'en suivent Produire et coordonner des rapports (hebdomadaires, comptes rendus de réunions, agenda du site...), des présentations et des briefs Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement. Gestion des déplacements : création et gestion de tous les voyages en relation avec l'agence de voyages et notes de frais. Organiser les réunions Site MD sur Site et la logistique (interne et support aux visiteurs). Préparer ou compléter, le cas échéant, le support visuel (présentation Power Point) et peut être appelée à assister lors de présentations. Préparer le nécessaire avant l'arrivée d'un nouvel employé dans le département (outils de travail et accès). Le cas échéant, commander un ordinateur, les fournitures de bureau, créer les demandes d'accès nécessaires aux répertoires et logiciels, etc. En assurer le suivi selon la date d'arrivée prévue. Gestion des factures : création de fournisseurs, achat, création de commandes et suivi auprès des fournisseurs et de la comptabilité avec gestion des dépenses. Agir comme référence auprès des employés dans le respect des politiques et procédures internes. Job Requirements
Formation et expérience Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration ou tout autre domaine connexe. 5 ans d'expérience ou plus dans un poste d'adjoint exécutif ou tout autre domaine connexe. Maîtrise de MS Office avec une expertise dans Word, PowerPoint et Excel. Expérience confirmée en correspondance verbale et écrite en français et en anglais. Facilité de rédaction pour la communication interne et externe, y compris l'utilisation des médias sociaux (LinkedIn, ...). Compétences et aptitudes Discrétion et confidentialité. Excellentes compétences en résolution de problèmes, en pensée critique et en communication. Compétences en planification et en gestion du temps. Réponses proactives et efficaces aux problèmes et défis urgents. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne. Excellentes capacités d'organisation et de planification. Connaissance des outils de communication (Microsoft Teams, ...). Les sociétés Aleron (Acara Solutions, Aleron Shared Resources, Broadleaf Results, Lume Strategies, TalentRise, Viaduct) sont des employeurs de l'égalité d'accès à l'emploi et de l'action positive. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour l'emploi sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale, de l'information génétique, du sexe, de l'âge, du handicap, du statut d'ancien combattant ou de toute autre base protégée par la loi. Les sociétés Aleron accueillent et encouragent les candidatures de divers candidats, y compris les personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à tous les aspects du processus de sélection.
